Predvorje može da formira prve utiske o kompaniji. Goste u zgradi u kojoj se nalazi njujorško sjedište investicione banke Jefferies nekad je dočekivao dio Berlinskog zida, kupljen od vlade Istočne Njemačke.
U londonskoj kancelariji advokatske firme Slaughter and May voda curi niz zid atrijuma u plitki bazen od prirodnog kamena. Sjedište softverskog giganta Salesforce u San Francisku dočekuje posjetioce video zidom od 32 metra koji prikazuje sve – od umirujućih vodopada do Pac-Man klipova.
Zoom – od umjereno uspješnog startapa do ozbiljne kompanije
Kako je COVID-19 širom svijeta zatvorio kancelarije, ti ključni prvi utisci razmjenjuju se posredstvom video poziva. Sa zaposlenima zaglavljenim kod kuće, korporativni sastanci – sa kolegama, saradnicima, klijentima i investitorima – postali su gotovo u potpunosti virtuelni.
Sve što je nekad uključivalo boravak ljudi u nekom prostoru, od osvrta na poslovanje do utrkivanja akcionara, promotivnih posjeta ili iniciranja javnih ponuda, preseljeno je u sajber prostor.
Lumi, servis koji pomaže u organizaciji sastanaka akcionara, kaže da će 90% ovogodišnjih okupljanja biti organizovano u potpunosti na daljinu, u poređenju sa svega 11% u 2019.
Od marta 2020. na Nasdaq berzi u Njujorku održano je više od 150 virtuelnih ceremonija. Hongkonška berza ih je sprovela najmanje 140. Ukupno vrijeme koje su ljudi proveli na Microsoft Teams platformi za video-konferencije utrostručilo se na 45 miliona sati dnevno. Zoom je od umjereno uspješnog startapa postao ozbiljna kompanija.
Sada kada mnoge kompanije ponovo otvaraju svoje kancelarije i rekonfigurišu svoje radne aranžmane u nešto hibridno, takođe preispituju svoj pristup sastancima. Volite ih ili (češće) mrzite ih, tzv. powwows su sastavni dio modernog poslovanja.
Menadžeri stoga moraju da odluče koje djelove iskustva na daljinu, ako ih ima, žele da zadrže. Anketa koju je nad više od 7.000 ispitanika u deset zemalja sproveo Zoom pokazala je da bi dvije trećine više voljelo mješavinu virtuelnih i direktnih sastanaka u budućnosti. Kao i kod svakog posla koji se dijelom radi na daljinu, a dio ne, drugim riječima, budućnost sastanaka djeluje nepreglno.
Potpuno virtuelni sastanci neće nestati. Lumi, servis koji pomaže u organizaciji sastanaka akcionara, kaže da će 90% ovogodišnjih okupljanja biti organizovano u potpunosti na daljinu, u poređenju sa svega 11%, koliko ih je organizovano tokom 2019. OpenExchange, firma koja organizuje virtuelne i hibridne događaje kompanijama i investitorima, očekuje da će voditi 200.000 takvih u 2021. naspram 4.000 u 2019.
Zaključivanje poslova u potpuno virtuelnom okruženju
Pojačano širenje Delta soja koronavirusa, koje primorava kompanije da odlože potpuni povratak u konferencijske sale, jedan je od razloga. Ali nije jedini: virtuelni sastanci omogućavaju prisustvo većeg broja ljudi nego što bi to bio slučaj ukoliko bi učesnici morali da putuju na udaljene lokacije.
Onlajn skupovi takođe mogu da budu fleksibilniji. Tokom pandemije, zaposleni u Velikoj Britaniji su zakazivali sastanke u vrijeme kada su obično odlazili na posao i sa posla, prema istraživanju kompanije Doodle koja pruža usluge zakazivanja sastanaka.
Video-konferencije takođe su pogodne za mnoge svrhe. Deloitte, konsultantska kuća, ispitala je 1.000 rukovodilaca u Americi uključenih u transakcije privatnog kapitala, spajanja i preuzimanja. Utvrđeno je da je 87% ispitanika reklo da su njihove firme mogle da zaključe poslove u potpuno virtuelnom okruženju. Više od polovine bi radije zadržalo tu praksu nakon pandemije.
Ali virtuelna okupljanja imaju i nedostatke. Više toga je moguće spakovati u jedan dan, što dovodi do Zoom zamora (tzv. Zoom fatigue – još jedna fraza koja je ušla u govor). Takođe je manje vjerovatno da će se završiti u predviđeno vrijeme.
Studija koju je sproveo Microsoft pokazala je da se prosječan sastanak u Microsoft Teamsu produžio sa 35 na 45 minuta, u poređenju sa godinu ranije (vjerovatno zato što im nedostaju fizički momenti, poput smjenjivanja ljudi u konferencijskoj sali).
Hibridni sastanci na kojima su neki ljudi lično prisutni, a drugi se uključuju putem interneta predstavljaju poseban izazov. Većina organizacija nije dovoljno investirala u audiovizuelnu tehnologiju koja osigurava da se oni koji se virtuelno priključuju vide, čuju i ne osjećaju se kao građani drugog reda. U većini soba za sastanke prije pandemije razmatranja takvih pitanja nijesu bila priporitet. Loše osvjetljenje i loše postavljeni mikrofoni su česta pojava.
JP Morgan nagrađuje povratak u kancelarije
Takvi tehnički nedostaci mogu se popraviti boljom tehnologijom i pametnijim dizajnom poslovnog prostora. Kompanije eksperimentišu sa većim, kvalitetnijim ekranima, kamerama za praćenje glasa koje prate zvučnik i alatkama koje ograničavaju pozadinsku buku.
Softver koji bilježi ili snima sastanke postaje standard, umanjujući pritisak na zaposlene da prisustvuju svakoj sesiji. Giganti iz Silicijumske doline, poput Microsofta i Facebooka, žele da naprave korak dalje, razvijajući „metaverzum“ proširene stvarnosti, gdje korisnici sa bilo koje lokacije mogu da komuniciraju jedni sa drugima u realnom vremenu.
Neke kompanije se bore protiv virtuelne kulture. Mnogi šefovi Wall Streeta zauzeli su čvrst stav protiv rada na daljinu, uključujući sastanke
Nijesu svi uvjereni u to. Neke kompanije se bore protiv virtuelne kulture. Mnogi šefovi Wall Streeta zauzeli su čvrst stav protiv rada na daljinu, uključujući sastanke. JP Morgan Chase pozvao je zaposlene da se vrate u kancelarije prije nego što je većina drugih odlučila da to uradi. Sada poziva svoje bankare da se vrate putovanjima aviomom kako bi se lično sastajali sa klijentima.
Šef JP Morgana, Džejmi Dimon, stavio je svoju flotu privatnih aviona na raspolaganje generalnim direktorima. Ovog ljeta u banci je počelo neformalno takmičenje, tokom kojeg zaposleni dobijaju dodatne poene za sastanke sa klijentima licem u lice. Nagrada je navodno ručak sa nekim od rukovodilaca kompanije. Gospodin Dimon možda ima nešto na umu: sedam od deset ispitanika u Zoomovoj studiji ocijenilo je da je važno fizički upoznati klijente.
Uplašene od napuštanja dobrih ideja koje proizilaze iz sastanaka u određenom trenutku, mnoge kompanije preoblikuju svoje prostore kako bi olakšale takvu slučajnost kad god se zaposleni pojave u kancelariji.
Većina zaposlenih favorizuje hibridni rad
Anketa koju je sprovelo 400 međunarodnih kompanija u okviru grupe Knight Frank, konsultantske kuće za nekretnine, pokazala je da više od polovine očekuje da će se udio prostora za saradnju u njihovim portfeljima povećati u nastupajućem trogodišnjem periodu.
Nokia, finski proizvođač telekomunikacione opreme, kaže da će od sljedeće godine oko 70% kancelarijskog prostora biti posvećeno saradnji i timskom radu. Dropbox, firma za cloud skladištenje, prodala je svoje sjedište u San Francisku. Njihove nove lokacije, interno poznate kao studiji, imaće veće konferencijske sale sa raznovrsnim rasporedom.
I dok velika većina ljudi navodi u anketama da favorizuje hibridni rad, mišljenja su suprotstavljena oko toga šta to konkretno znači za sastanke. Što se tiče velikih okupljanja, čini se da se jasna prednost daje virtuelnim uključenjima, koja 61% ispitanika Zooma smatra poželjnijom opcijom, u poređenju sa 31% onih koji preferiraju sastanke uživo u konferencijskoj sali.
Ali preferencije su se razlikovale prema polu, pri čemu bi oko 44% muškaraca radije lično prisustvovalo sastancima velikih grupa, u poređenju sa samo 33% žena (za koje je utvrđeno da je manje vjerovatno da će govoriti na sastancima i vjerovatno će ih prekinuti muškarci).
Što se tiče manjih sastanaka tima, zaposleni koji rade na daljinu ravnomjerno su podijeljeni na one koji su željeli da u njima lično učestvuju i koji preferiraju virtuelno. Neke zemlje djeluju posebno nesklone virtualizaciji: 41% zaposlenih francuskoj insistiralo je na sastancima uživo.
Neke odluke će biti dovoljno jasne. Sastanci na kojima se upućuju ključni pozivi ili uvode novi klijenti gotovo će se sigurno biti naslonjeni na one koji se odvijaju uživo. Kada su u pitanju manje posljedični, ali i dalje važni razgovori, procjena će biti složenija. Jedno je sigurno. Menadžeri će zakazati mnoge sastanke, a mnogim njihovim zaposlenima biće naporno da u tome učestvuju.
