Nedugo nakon što je Evropska unija 1995. godine uvela direktivu o zaštiti podataka koja je od tada na snazi, nova tehnološka revolucija je nepovratno promijenila način na koji sakupljamo, čuvamo i dijelimo informacije. Nezaustavljivo širenje interneta i računarskih „oblaka“ stvorilo je dosad neviđeni nivo kompleksnosti za poslovanje kompanija koje se bave ličnim podacima u svim krajevima Evrope. To je dovelo do zabrinutosti jer je razlike između pravila u zaštiti podataka i sve naprednijih tehnologija svakog dana veća, zbog čega je Evropska komisija odlučila da sprovede reformu koja će transformisati način – i sa tim povezanu zakonsku regulativu u EU - na koji se čuvaju lični podaci.Nova regulativa u zaštiti podataka treba da standardizuje regulativu i obezbijedi bolje mogućnosti za evropske kompanije time što će postati manje kompleksna prilikom poslovanja sa dvije strane granice. Ipak, predloženom reformom će se od kompanija zahtijevati da budu odgovornije i da se na njih može više računati, kada je riječ o načinu rukovanja podacima korisnika i klijenata - što sada predstavlja veliki izazov – kao i o sigurnosti podataka kojima upravljaju.
Regulativa za novi privredni rast: EU očekuje da će digitalna ekonomija (poslovanje koje je tijesno povezano sa informacionim tehnologijama) učestvovati u privrednom rastu Evrope do četiri odsto zaključno sa 2020. godinom.
Aktuelni problemi koji se odnose na sigurnost, otežavaju poslovanje i napredak kompanijama koje samostalno rade na internetu, dok drugim kompanijama ograničavaju mogućnosti elektronske trgovine. Uz to, sadašnji konglomerat zahtjeva koje svaka od država ima za zaštitu podataka, predstavlja najveću barijeru širenju kompanija na mnogim tržištima - naročito za mala i srednja preduzeća, kojima nerijetko nedostaju resursi da bi se nosili sa pravnim i administrativnim preprekama na koje nailaze zbog različitih pravila u zaštiti podataka za svaku od zemalja članica EU.
Cilj reforme je da ujednači standarde pri zaštiti podataka kako bi se osigurala usaglašenost na što više tržišta, čineći ih lakšim za primjenu za kompanije koje posluju na više teritorija. Tako će svaka kompanija sarađivati samo sa institucijom za zaštitu podataka koja se nalazi u zemlji u kojoj je osnovana.
Uz olakšanje prekograničnih investiranja i elektronske trgovine, ovo će eliminisati nesigurnosti koje izazivaju promjene pravila o zaštiti podataka na nacionalnom nivou, a koja su nerijetko potpuno različita za svaku od zemalja EU.
Zajednički problemi upravljanja podacima: Ali, da li su kompanije spremne? Prema prijedlogu, kompanije će morati da imaju punu, nedvosmislenu saglasnost prije nego što počnu sa obrađivanjem nečijih privatnih podataka - što je odgovor na zahtjev korisnika da se njihovi podaci trajno brišu nakon određenog vremena – i da budu spremni da bez problema predaju lične podatke nekoj drugoj kompaniji u slučaju da se to od njih zahtijeva.
Istraživanja koje je sproveo Ricoh otkrivaju da će to za mnoge biti veliki napor. Iznenađujuće veliki broj kompanija – čak 57 odsto – nema potpuno razvijenu i implementiranu strategiju za upravljanje, odnosno procesuiranje dokumenata koji su od posebnog značaja za njihovo poslovanje.
Kako bi usaglasile poslovanje sa novom pravnom regulativom, mnoge kompanije širom Evrope moraće da optimizuju način na koji obrađuju podatke i podrže razmjenu informacija unutar same organizacije. Za mnoge, najveće pitanje će biti – gdje početi?
Prednosti brzog prilagođavanja: Kompanije širom Evrope mogu da obezbijede pravi put već površnim uvidom u proces obrade podataka koje bi za njih uradio i analizirao ekspert od povjerenja. Na osnovu tih rezultata, mogli bi da osiguraju najbolju poziciju na tržištu i, istovremeno, usaglašenost sa novim režimom EU o zaštiti podataka, čime bi se fokusirali na ono najbitnije u svom poslovanju.
Objektivno praćenje upravljanja i kontrola knjigovodstvenih procedura - koje se redovno sprovode - najbolji su način da se kompanije osiguraju od potencijalnih problema vezanih za povjerljive ili podatke od značaja, a koji mogu rezultirati ogromnim kaznama, uništavanjem reputacije i gubljenjem klijenata.
Odredbe reformisanja zaštite podataka trenutno su jedna od glavnih tema o kojima se raspravlja u Evropskom parlamnetu. Pošto je predloženo više od 3.000 amandmana, još se ne nazire krajnji ishod kreiranja ove nove regulative. No, sigurno je da će reforma dati neophodnu motivaciju evropskim komapnijama da postanu odgovornije i da se na njih može više računati kada je riječ o načinu na koji rukuju podacima korisnika i klijenata. Na primjer, sada će za svaku organizaciju biti od posebnog značaja da osiguraju praćenje bukvalno svakog papira koji ispišu – od nacrta, preko načine distribucije i svih ljudi koji imaju pristup, do krajnjeg dokumenta.
Kompanije koje se brzo adaptiraju na nova pravila zaštite podataka, neće samo izbjeći skupe tužbe, već će imati koristi od boljeg dijeljenja informacija, što će im obezbijediti lidersku poziciju u trci za povjerenjem korisnika i pozicioniranju njihove kompanije.
Za EurActive - Ian WINHAM, CIO u Ricoh Europe
(Prevela i priredila: K.JERKOV)
